• Kortrijksesteenweg 733 – 9000 Gent
  • 09 243 41 00
  • info@rocvzw.be
  • www.rocvzw.be
  • Reis- & opleidingscentrum

  • Beleid

    I. Privacyverklaring  -  GDPR

     

    In uitvoering van de wetgeving op de informatieveiligheid en privacy – General Data Protection Regulation  of Algemene Verordening Gegevensbescherming - willen wij u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.

     

    Inhoud

     

    1. Verantwoordelijken.

    2. Verwerkingen.

    • 2.1 Verwerkingsdoeleinden.
    • 2.2 Verwerkte gegevens.
    • 2.3 Ontvangers.
    • 2.4 Verwerkingsplatformen.
    • 2.5 Voorwaarden.

    3. Rechten inzake privacy.

    • 3.1 Rechten uitoefenen.
    • 3.2 Gerechtvaardigd belang.
    • 3.3 Geautomatiseerde besluitvorming.
    • 3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens.
    • 3.5 Contactgegevens.

     

     

     

    1. Verantwoordelijken

     

    De Raad van Bestuur van de vzw Reis- en Opleidingscentrum (KBO nr 0451.094.243 ), is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens van personen en instellingen  waarover wij beschikken.

    Binnen de vzw-structuren is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via privacy@rocvzw.be.

    De ‘data protection officer’ (DPO) voor de vzw is de Afgevaardigd-Bestuurder van de vzw.

     

     

    2. Verwerkingen

     

    2.1 Verwerkingsdoeleinden

    De vzw ROC verwerkt persoonsgegevens, uitsluitend voor volgende doeleinden:

    Voor de leden en toegevoegde-leden-reisleiders van de vzw ROC

    • Informatieverstrekking voor culturele activiteiten;
    • Administratie;
    • Aanduiding reisleiding;
    • Evaluatie reisleiders;
    • Public relations;

    Voor de niet-leden van de vzw ROC

    • Informatieverstrekking voor culturele activiteiten;
    • Administratie;
    • Public relations;

    De vzw ROC verwerkt uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de vzw.  Er worden geen gegevens uitgewisseld aan derden, en in geen geval voor commerciële doeleinden; de gegevensbestanden waarover de vzw ROC beschikt worden uitsluitend gebruikt voor de hiervoor vermelde doeleinden.

     

    2.2 Verwerkte gegevens

    Om u te kunnen informeren of uw opmerkingen, vragen of verzuchtingen te kunnen beantwoorden over lezingen, uitstappen, bezoeken en reisleiders; om reizen te kunnen evalueren, u als reisleider reizen te kunnen toewijzen of de reisleiding te kunnen beoordelen is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

    Voor de leden en toegevoegde-leden-reisleiders van de vzw ROC

    • identificatiegegevens (met i.h.b. officiële voornaam en naam, roepnaam, een pasfoto, het rijksregisternummer, burgerlijke stand, familiale toestand, Paspoortnummer en uitgiftedatum, IK-nummer en uitgiftedatum);
    • persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit);
    • privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
    • opleiding en vorming (met i.h.b. gevolgde richtingen, attesten, getuigschriften en diploma’s);
    • reiservaringen (met i.h.b. groepsreizen);
    • evaluaties van reisdeelnemers (met i.h.b. groepsreizen);

    Voor de niet-leden van de vzw ROC

    • identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam);
    • persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortejaar, geslacht, nationaliteit);
    • privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email);
    • interesses (met i.h.b. landen, streken of thema’s);
    • reiservaringen (met i.h.b. groepsreizen);
    • evaluaties van reisdeelnemers (met i.h.b. groepsreizen);

    Daarnaast kunnen ook de volgende zaken voor beide groepen worden geregistreerd:

    • foto’s die een ander doel hebben dan identificatie en administratie;
    • uitzonderlijk gegevens over medische formaliteiten indien noodzakelijk voor het bekomen van inreisvisa
    • elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. MAC-adres, IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten).

     

    2.3 Ontvangers

    Sommige van de aldus verwerkte gegevens kunnen worden meegedeeld aan

    • administraties van musea, gebouwen, bezoeksobjecten, instanties, … i.v.m. toegangsvoorwaarden en beveiliging;
    • reisorganisatoren om u te informeren over mogelijke reisdoelen of het verloop van een bepaalde reis ;
    • voor reisleiders: Ministeries van Binnenlandse en Buitenlandse zaken i.v.m. het bekomen van visa’s, Toerisme Vlaanderen, Vlaams Ministerie van Toerisme, buitenlandse instanties voor Toerisme;

     

    2.4 Verwerkingsplatformen

    De vzw ROC maakt gebruik van onderstaande platformen bij de verwerking van gegevens:

    • Office 365 met Excel en Acces,
    • Beveiliging op serverniveau

     

    2.5 Voorwaarden

    Voor de leden en toegevoegde-leden-reisleiders van de vzw ROC

    Uw gegevens worden verwerkt en bewaard zolang u als lid of toegevoegd lid betrokken blijft op de werking van het ROC, actief als reisleider in functie, “passief” als ere-reisleider.

    Voor de niet-leden van de vzw ROC

    Uw gegevens worden verwerkt en bewaard zolang u bij ons ingeschreven bent als ‘geïnteresseerd’ in onze activiteiten. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen. U kan de PDO te allen tijde verzoeken uw gegevens te laten verwijderen uit onze bestanden.

    Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

     

     

    3.  Rechten inzake privacy

     

    3.1 Rechten uitoefenen

    U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

    • recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom de vzw die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
    • recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de vzw van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
    • recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;
    • recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de vzw, permanent en volledig verwijderd worden;
    • recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;
    • recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een andere instantie of vzw, dan faciliteert de vzw dit in de mate van het mogelijke;
    • recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;
    • recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de vzw algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten;
    • recht om de toestemming in te trekken: indien wij u voor bepaalde verwerkingen de toestemming hebben gevraagd, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken;
    • recht op informatie bij gegevenslek: wij zijn verplicht u binnen de 72 uur na een datalek op de hoogte te brengen, tenzij dit gene gevaar vormt voor de persoonsgegevens.

    Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot privacy@rocvzw.be. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: https://www.privacycommission.be/nl/contact.

     

    3.2 Gerechtvaardigd belang

    Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

    • de in § 2.3 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan officiële instanties

     

    3.3 Geautomatiseerde besluitvorming

    De vzw ROC onderwerpt niemand aan om’t eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

     

    3.4 Al dan niet verstrekken van gegevens

    De in § 2.2 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om reservaties te kunnen vastleggen, boekingen te kunne maken, aanvragen voor of officiële documenten te kunnen aanmaken of opvragen, met uitzondering van

    • interesses, reiservaringen, evaluaties
    • gezondheidsgegevens[1];
    • foto’s die een ander doel hebben dan identificatie kunnen pas gepubliceerd worden mits expliciete toestemming van de betrokkene

     

    3.5 Contactgegevens

    Eenieder kan te allen tijde de vzw ROC – Reis- en Opleidingscentrum, de DPO of de verwerkingsverantwoordelijke bereiken op volgende coördinaten:

     

    Instantie & verantwoordelijke                              vzw Reis- en Opleidingscentrum  -  KBO  0451.094.243

    E-mail adres Privacy                                           privacy@rocvzw.be

    DPO                                                                      Afgevaardigd-bestuurder: Karel Peeters

                                                                                 karel@rocvzw.be – Tel.: +32 9 243 41 02

    Adres vzw                                                             Kortrijksesteenweg  731 – 9000  GENT   (BELGIUM)

    Tel. & Fax                                                             Tel.: + 32 9 243 41 00  -  Fax: + 32 9 243 41 08

    E-mail                                                                   secretariaat@rocvzw.be

     

    [1]                      De vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien ze niet over de relevante gegevens beschikt of als de toestemming ontbreekt om deze te verwerken.

     

     

     

    II. Intellectueel eigendom

    © Copyright 2016 ROC

    Alle rechten voorbehouden. Alle teksten, beelden, grafieken, geluidsbestanden, animatiefiles, videofiles en hun indeling op deze site zijn onderworpen aan een copyright en andere beschermingen van het intellectueel eigendomsrecht. Deze objecten mogen niet voor commerciële doelstellingen of voor verspreiding worden gekopieerd, ze mogen niet worden gewijzigd en op een andere website worden geplaatst, tenzij anders vermeld of uitdrukkelijk toestemming is verleend. Deze site bevat mogelijk ook beelden die onderworpen zijn aan een copyright van derden.

    Deze website verleent geenszins de toestemming om ons intellectueel eigendom, of die van derden, te gebruiken.

     

     

     

    III. Aansprakelijkheid

    Deze site werd met de grootste zorg ontwikkeld maar is louter informatief. Wij trachten de informatie zo accuraat en correct mogelijk te houden. Het ROC kan echter niet instaan voor de volledige juistheid van de opgenomen gegevens. De vzw ROC kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt zou kunnen worden door het gebruik ervan.

    Vzw ROC kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van externe websites die een hypertekst-link geven naar de site van het ROC of waarnaar de site van het ROC een link voorziet.

    Prijzen zijn vermeld in EURO (€), tenzij anders vermeld en onder voorbehoud. Prijswijzigingen voorbehouden.

    vzw ROC - Kortrijksesteenweg 733 - 9000 Gent - Tel. 09/243.41.00 - Fax 09/243.41.09 – info@rocvzw.be -

    Reknr. IBAN: BE39 4460 2458 7119 - BIC: KRED BE BB
    Ondernemingsnr: KBO 0451.094.243